Passer du cahier ou d’Excel à une gestion de location organisée

Nettoyer avant de saisir

Rassemblez la liste du matériel, les quantités, les tarifs, les clients actifs et les locations encore ouvertes. Corrigez les doublons et choisissez un seul nom par article.

Migrer par priorité

Commencez par le matériel disponible et les locations en cours. Ajoutez ensuite l’historique utile, les chantiers et les opérations secondaires.

Pendant quelques jours, comparez la situation réelle du dépôt avec l’application avant d’abandonner l’ancien suivi.

• Matériel et quantités
• Clients et chantiers actifs
• Locations ouvertes
• Paiements et montants de garantie en cours

Installer une routine

Enregistrez la sortie avant que le matériel quitte le dépôt, le retour au moment du contrôle et le paiement lorsqu’il est réellement reçu. Terminez la semaine par une sauvegarde sur un support sûr.

Reprendre les données sans facturer une deuxième fois

Comptez physiquement le parc et distinguez disponible, dehors, endommagé et manquant. Gardez les anciens contrats et justificatifs comme archive. Recréer une ancienne location déjà payée comme une nouvelle sortie peut créer une nouvelle charge : faites valider la méthode de reprise avant de saisir les dossiers en cours.

L’import des matériels ou clients n’est pas un import automatique de tout votre historique de location, des paiements et des contrats. Testez un petit lot, vérifiez les quantités et les prix et gardez une sauvegarde avant l’import complet. Ne copiez pas les soldes du cahier dans un champ de stock.

Voir le parcours de préparation et de sortie dans Kessetna BTP

Faire un essai complet avant le premier vrai chantier

Avec des données de démonstration, préparez un brouillon, confirmez une sortie, recevez un paiement et une caution, puis faites un retour partiel. Vérifiez ce qui change à chaque étape et qui a le droit de la réaliser. Confirmez enfin qu’une sauvegarde peut être restaurée sur une copie sans remplacer vos données de travail.