الضمان والمرتجعات
مبلغ الضمان والخلاصات ومرتجعات المعدات: كيف تحافظ على رصيد واضح
طريقة عملية لفصل معلوم الكراء المقبوض ومبلغ الضمان والإرجاع الجزئي عند تأجير المعدات.
لا تخلط بين العمليات الثلاث
الخلاص يغطي كل أو جزءًا من سعر الكراء. مبلغ الضمان ضمان منفصل. الإرجاع يخص كمية المعدات التي ما زالت عند الحريف. خلط هذه العمليات يجعل الملف صعب المراجعة.
سجّل كل حركة وحدها مع تاريخها ومبلغها أو كميتها.
عالج الإرجاع الجزئي بشكل صحيح
إذا أعاد الحريف جزءًا من المعدات فقط، أعد إلى التوفر ما رجع فعليًا فقط. يجب أن يبقى الباقي ظاهرًا في الملف.
إذا رجعت معدة متضررة أو ناقصة، سجّل ذلك قبل تقرير مصير مبلغ الضمان.
أغلق الملف بوضع واضح
إغلاق حالة المعدات يعتمد على الرجوع وحل الضرر والنقص، وليس الخلاص وحده. راجع الرصيد المالي ومصير الضمان بشكل منفصل؛ قد يبقى دين حتى بعد إغلاق الكراء.
يساعد هذا الفصل المستودع على الإجابة للحريف بسرعة وتجنب إعادة الحساب من الدفاتر أو عدة ملفات.
وثّق أي استعمال لمبلغ الضمان
إذا تقرر اقتطاع جزء من الضمان مقابل ضرر أو مبلغ مستحق، سجّل السبب والمبلغ بعد موافقة واضحة. أعد الباقي للحريف كحركة مستقلة حتى يبقى كشف الكراء مفهومًا.
المطلوب والمقبوض والمستعمل والمرجع
الضمان المطلوب في الملف ليس مالًا مقبوضًا. بعد تسليم المعدات سجّل ما قبضته فعليًا. استعمال الضمان يتطلب تأكيدًا ولا يتجاوز المبلغ المحتفظ به أو المستحق. إرجاعه حركة أخرى، لا خلاص سالبًا دون تفسير.
مثال: معلوم 250 وخلاص 200 وضمان 50. يمكن إبقاء الضمان قابلًا للإرجاع وقبض الخمسين الباقية، أو تأكيد استعماله حسب القرار المتفق عليه. الخيار الثاني يصفر المستحق والمحتفظ به. تعديل الضمان المطلوب يحتاج صلاحية وسببًا.
الضرر: التقدير والمبلغ الفعلي
لا تعتبر تقدير الضرر مبلغًا نهائيًا مقبولًا تلقائيًا. يفصل Kessetna BTP في الملفات الجديدة بين التقدير والمبلغ الفعلي المؤكد، حتى لو كان صفرًا. الإصلاح يعالج توفر المعدات، والتسوية المالية تعالج ما يُطلب من الحريف. تبقى الملفات القديمة التي سُجل معلومها محفوظة.